Fra første henvendelse til betalt faktura – i ét system
Jeg byggede et nyt driftssystem til en byggeteknisk rådgivningsvirksomhed. Her hænger sager, besigtigelser, tidsregistrering og fakturering sammen, og flere af de tidligere manuelle trin klarer systemet selv.
- Kunde
- En byggeteknisk rådgivningsvirksomhed
- I drift siden
- december 2023
- Udviklet løbende
- 130+ opdateringer siden lanceringen
- Bruges af
- Kontor, salg, byggesagkyndige og ledelse
- Platform
- Webapp på computer, tablet og telefon
Udfordringen
Én sag, men oplysninger og arbejde flere steder
Virksomheden havde allerede et driftssystem, men meget af arbejdet foregik uden for det. Beskeder lå i mailindbakker, fakturering krævede manuelle trin, og kontoret og de byggesagkyndige arbejdede ikke ud fra det samme overblik.
Sådan kører en sag
Flere af trinnene sker af sig selv.
- Henvendelse
- Sag
- Besigtigelse
- RapportAutomatisk
- FakturaAutomatisk
- Opfølgning
- Henvendelse
- Fra hjemmesiden, telefonen eller »ring mig op«. Henvendelser fra hjemmesiden lander automatisk i systemet.
- Sag
- Henvendelsen bliver til en sag med en ansvarlig. Fotos, filer, chat, påmindelser og tidsforbrug samles på sagen.
- Besigtigelse
- Den byggesagkyndige tager fotos på telefonen og registrerer tiden på sagen. Kunden får en påmindelse om besøget.
- Rapport
- Rapporter og dokumenter laves i systemet og kan sendes som PDF til kunden.
- Faktura
- En afsluttet sag markeres til fakturering, og fakturaen oprettes i regnskabsprogrammet fra systemet. Kortbetalinger faktureres automatisk.
- Opfølgning
- Et stykke tid efter sagen laver systemet et opfølgende tilbud. En medarbejder godkender det, før det sendes på mail og SMS.
Platformen i dag
Sager, planlægning og fakturering samlet ét sted.
Sager og overblik
Henvendelser, sager, fotos, dokumenter og beskeder samlet, så oplysningerne følger sagen hele vejen.
- Henvendelser, sager og kort over sagerne
- Rapporter og dokumenter på sagen
- Kunden på skærmen, når de ringer
- Roller og afdelinger med hver deres adgang
- Statistik over salg, afdelinger og drift
- En intern håndbog
Planlægning og arbejde ude hos kunden
Besigtigelser, kalender, tidsregistrering og køretider samlet for de medarbejdere, der arbejder ude hos kunderne.
- Sager og påmindelser i kalenderen
- Ugeoverblik med køretider hjemmefra og mellem sagerne
- Tid og fravær registreret i systemet
- Fotos fra telefonen direkte på sagen
Fakturering og opfølgning
Fakturaer, betalinger, påmindelser og opfølgende tilbud hænger sammen med sagen. Flere trin håndteres automatisk.
- Fakturaer oprettes i regnskabsprogrammet fra sagen
- Kortbetalinger faktureres af sig selv
- Regnskabet melder tilbage, hvad der er betalt
- Opfølgende tilbud ses igennem, før de sendes
Én sag, hele vejen
Sådan ser én sag ud i platformen: alt, hvad kontoret, den byggesagkyndige, automatikken og de tilkoblede systemer har gjort på sagen, samlet ét sted.
Udvalgte arbejdsgange
Opfølgende tilbud
Et stykke tid efter, at en sag er lukket, laver systemet et opfølgende tilbud. En medarbejder ser det igennem og godkender det, før systemet sender det til kunden på mail og SMS.
Ugeoverblik med køretider
Ugeoverblikket viser hver medarbejders sager med køretider hjemmefra og mellem sagerne. Tid og fravær registreres i systemet, og sagerne ligger også i medarbejdernes kalender.
Af sig selv
Flere trin, der før var manuelle, kører nu af sig selv.
- Nye henvendelserHenvendelser fra hjemmesiden hentes ind af sig selv.
- PåmindelserPåmindelser på sagerne sendes ud til de ansvarlige.
- KunderneKunderne får besked om deres besigtigelse.
- KortbetalingerBetalinger på terminalen faktureres af sig selv.
- Opfølgende tilbudTilbuddene laves, når en sag er afsluttet.
- RegnskabetRegnskabsprogrammet melder tilbage, hvad der er betalt.
Forbindelser
Platformen er koblet til de systemer, arbejdet i forvejen afhænger af.
- Regnskabsprogram
- Kunder og fakturaer – og hvad der er betalt og forfaldent.
- Betalingsterminal
- Kortbetalinger knyttet til sag og faktura, som faktureres af sig selv.
- Hjemmesiden
- Henvendelser fra hjemmesiden hentes automatisk ind.
- Telefoni
- Kunden og deres sager på skærmen, når de ringer.
- SMS
- Beskeder til kunder og medarbejdere.
- Mails fra platformen til kunder og medarbejdere.
- Kalender
- Sager og påmindelser i medarbejdernes kalender.
- Kort og køretider
- Kort over sagerne og køretider til og mellem dem.
- Statistik
- En kopi af data, som statistikken regnes på.
Fremgangsmåden
Et nyt system fra bunden
Det gamle system kørte videre, mens jeg byggede det nye driftssystem fra bunden.
Data flyttede med
Kunder, sager med fotos og filer og hele historikken blev flyttet fra det gamle system – samme dag, som platformen gik i drift.
Små opdateringer, løbende
130+ opdateringer siden lanceringen. Nye dele er kommet til, efterhånden som behovet er opstået.
- UdviklingenEt nyt, samlet driftssystem bygget fra bunden – til sager, besigtigelser, planlægning og fakturering
- december 2023Driftssystemet går i drift, og data fra det gamle system flyttes med
- Siden lanceringenNye dele er kommet til: bl.a. opfølgende tilbud, ugeoverblik med køretider, kortbetaling og afdelinger med hver deres adgang
- I dag130+ opdateringer, og platformen bruges hver dag
Resultatet
Platformen bruges hver dag og samler arbejdet fra første henvendelse til fakturering. Beskeder, dokumenter, planlægning og økonomi hænger sammen med sagen, og flere af de trin, der før krævede manuelt arbejde, sker nu automatisk.
Systemet har været i drift siden december 2023 og bliver stadig udvidet og forbedret, efterhånden som nye behov opstår.
Har I et lignende behov?
Fortæl mig om det – så vurderer jeg, hvad det kræver.
Eller skriv til mikkel@snitsoftware.dk