Én platform til hele butiksprojektet
Min kunde styrer butiksprojekter for detailkæder. Jeg byggede platformen, hvor projektstyringen, kæden og leverandørerne arbejder i det samme projekt – fra de første oplysninger til aflevering.
- Kunde
- En virksomhed, der styrer butiksprojekter
- Slutkunde
- Detailkæder
- I drift siden
- oktober 2025
- Bruges af
- Projektstyringen, kæden og eksterne leverandører
- Platform
- Webapp på computer, iPad og iPhone
Udfordringen
Oplysningerne lå flere steder, men alle skulle arbejde ud fra det samme grundlag.
Et butiksprojekt for kæden startede med et regneark med de oplysninger, der skulle bruges. Derfra blev arbejdet fordelt på flere dokumenter og systemer.
- Besigtigelsen blev skrevet som en Word-rapport og sendt som PDF.
- It-udstyr blev bestilt på et separat Excel-ark.
- Bestillinger kørte i et separat system med sine egne brugere og projektdata.
- Planlægningen – opgaver, datoer og påmindelser – lå uden for systemet.
Hver del fungerede for sig, men projektet hang ikke sammen ét sted. Samtidig skulle alle parter sikre sig, at de arbejdede ud fra de nyeste oplysninger, filer og tegninger.
Sådan kører et projekt
Nye butikker, ombygninger og opfriskninger. Hvert projekt har en butik, en nøgledato og en åbningsdato – og samles ét sted fra start til aflevering.
- Projektkort
- Besigtigelse
- Tegninger og filer
- Bestillinger
- Aflevering
- Projektkort
- Startoplysningerne i en fast struktur: projekt, fakturering, levering og it-bestilling – med markeringer på plantegningen.
- Besigtigelse
- Besigtigelsen følger de samme afsnit som den gamle rapport, med fotos og pile på billederne. Kæden kan godkende eller afvise.
- Tegninger og filer
- Design- og tekniske tegninger med versioner og noter, så alle arbejder på den nyeste.
- Bestillinger
- Bestillinger på et projekt, sendt som Excel til de rette modtagere.
- Aflevering
- Fejl og ønsker punkt for punkt, med fotos, placering på plantegningen og underskrifter fra leverandør og ejer.
- Planlægning
- Opgaver, datoer og påmindelser – og et Gantt-overblik på tværs af projekterne. Kun for projektstyringens eget team.
Platformen i dag
Tre parter arbejder i den samme platform, men ser forskellige dele af projektet.
Projektstyringen
Styrer projekterne og arbejder i alle dele af platformen.
- Projekter med status og filtre
- Et porteføljeoverblik med »kræver opmærksomhed« og Excel-eksport
- Planlægning og Gantt på tværs af projekter
- Skabeloner til besigtigelser, mails, bestillinger og planer
Kæden
Følger sine projekter og godkender de dele, der kræver det.
- Ejer projektkortet
- Kan godkende eller afvise besigtigelser og afleveringer
- Har sin egen udgave af platformen med eget domæne og egne mails
Leverandørerne
Eksterne leverandører på projekterne.
- Ser kun deres egne projekter
- Arbejder ud fra de nyeste tegninger og filer
- Skriver under på afleveringen
Adgang styres både på platformniveau og for den enkelte kæde, så hver bruger kun ser det, der er relevant. Notifikationer kan sendes med det samme eller samles i en daglig eller ugentlig opsummering.
Platformen i brug
Ét butiksprojekt, som projektstyringen, kæden og en leverandør ser det. Hver part ser sin del af det samme projekt.
Udvalgte arbejdsgange
Besigtigelsen
Hvert afsnit – facade, vægge, lofter, gulve – markeres som genbrug, renovér, nyt eller ikke relevant, med fotos og pile på billederne. Når besigtigelsen er udgivet, kan kæden godkende eller afvise den.
Afleveringen
Fejl og ønsker registreres punkt for punkt med fotos og placering på plantegningen. Hvert punkt kan godkendes med et foto som bevis, og leverandør og ejer skriver under.
Fremgangsmåden
Bygget på de arbejdsgange, der allerede var
Projektkortet bygger på regnearkets startoplysninger, og besigtigelsen følger den gamle rapports afsnit.
I drift på få måneder
Første version var i drift få måneder efter projektstart – i oktober 2025.
Udvidet efter lanceringen
Først flyttede it-bestillingen ind i projektkortet. Siden fulgte planlægning, porteføljeoverblik, bestillinger og rettigheder på to niveauer.
- Første versionProjektkort, besigtigelser, tegninger og filer, fotos og afleveringer – bygget fra bunden
- oktober 2025Platformen går i drift
- Efter lanceringenIt-bestillingen flytter ind i projektkortet, og første version forbedres løbende
- UdvidelsenPlanlægning og Gantt, porteføljeoverblik med Excel-eksport, bestillinger, rettigheder på to niveauer – og kæden på eget domæne med egne mails
- I dagPlatformen er i brug hver dag
Resultatet
Det, der før lå i regneark, Word-rapporter, PDF’er og separate systemer, hænger nu sammen i én platform.
Projektstyringen, kæden og leverandørerne arbejder i det samme projekt, men med hver deres adgang, og filer og tegninger ligger samlet ét sted.
Det har gjort det langt nemmere at holde overblik, dele information og sikre, at alle arbejder ud fra det samme grundlag.
En kompleks arbejdsgang er ganske enkelt blevet meget mere enkel.
- Platform
- Webapp på computer, iPad og iPhone
- Data
- I EU, med løbende backups og en afprøvet gendannelse
- Opsætning
- Til flere kæder – hver med eget navn, domæne og mails
Har I et lignende behov?
Fortæl mig om det – så vurderer jeg, hvad det kræver.
Eller skriv til mikkel@snitsoftware.dk